フリーランスエンジニアがAIで事務作業を週5時間削減した話
請求書作成・議事録・メール返信。AIツールを組み合わせてルーティン事務を自動化した具体的な方法をまとめました。
エンジニアのゆとです。フリーランスになって最初に驚いたのが、事務仕事の多さです。
エンジニアとして作業する時間より、請求書を作ったり、クライアントへのメールを書いたり、ミーティングの議事録をまとめたりする時間の方が思ったより多い。
そこでAIツールを使って事務作業を整理した結果、週に5時間以上削減できました。具体的に何をしたかを書きます。
削減できた主な作業
| 作業 | Before | After |
|---|---|---|
| 議事録作成 | 30分/回 | 5分/回 |
| 提案書・見積書 | 2時間/件 | 45分/件 |
| メール返信（複雑なもの） | 20分/通 | 5分/通 |
| 週次レポート | 1時間/週 | 10分/週 |
使ったツールと方法
議事録：Notionで自動フォーマット + Claude
ミーティング後にメモを箇条書きで書いて、Claudeに「議事録フォーマットに整えて」と投げるだけです。
プロンプトは固定で：
以下のメモを議事録フォーマットに整えてください。
- 日時・参加者・決定事項・アクションアイテム・次回日程 の構成で。
- 箇条書きで簡潔に。
メモ：[メモを貼り付け]これで30分かかっていた議事録が5分になりました。
提案書：テンプレート + AI肉付け
提案書のベーステンプレートをNotionで作っておいて、案件ごとに変える部分だけをAIに書いてもらいます。
具体的には「課題」「解決策」「スケジュール」「費用」の4セクションで、クライアントとの会話メモを元にClaudeが文章化してくれます。
メール：Claude + 定型文ライブラリ
「〇〇の件でお礼 + 次のアクション依頼」みたいなよくあるパターンはClaudeに書いてもらいます。
ポイントは「フリーランスエンジニア、26歳男性、カジュアルすぎず堅くなりすぎない口調で」という文体を指定すること。毎回指定するのが面倒なので、カスタム指示に設定しています。
気をつけていること
AIが書いた内容は必ず確認する
議事録もメールも、AIが書いた内容を送る前に必ず確認します。事実誤認や微妙なニュアンスの違いがたまにあるので。
特にクライアントへの金額・日程は絶対に自分で確認。ここをAI任せにするのはリスクがあります。
単純作業ほどAI向き、判断が必要なものはNG
文字に起こす・フォーマットを整える・定型文を書く、こういう「パターンが決まった作業」はAIが得意。
一方で「この提案を受けるべきか」「クライアントとの関係性を踏まえてどう返すか」みたいな判断はAIに委ねない方がいいです。
まとめ
フリーランスの事務作業でAIが一番効くのは「毎回同じ手順なのに時間がかかる作業」です。
最初はプロンプトを整えるのに少し時間がかかりますが、一度定型化できれば後は楽になります。週5時間削減できると、月換算で20時間。その分を本業や副業に使えます。
次の記事では、このAI活用を業務レベルで導入するためのBtoBツール（SFA/CRM）との組み合わせを書く予定です。
このブログではAIツールやSaaSを実際に使った上でレビューしています。使っていないものを紹介することはしません。
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